25.1.2020
REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 §

  1. Rekisterinpitäjä
    Vuosalmen Juvoset ry
  2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
    sihteeri Karita Joutjärvi, 040 5215704, karita.joutjarvi@gmail.com
  3. Rekisterin nimi
    Vuosalmen Juvoset ry jäsenrekisteri.
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
    Rekisteriä kerätään ja käytetään Vuosalmen Juvoset ry:n jäsentiedottamiseen sekä
    Yhd L 11§:n mukaisesti seuran jäsenten tietojen merkitsemiseen ja säilyttämiseen.
  5. Rekisterin tietosisältö
    Jäsenen etu- ja sukunimi, syntymäaika (pv,kk,vuosi) postiosoite, puhelinnumero. Jäsenestä voidaan kerätä myös sähköpostiosoite, luottamustehtävät, huomionosoitukset, merkkipäivät. Rekisterissä olevan henkilöjäsenen kuoltua tai erottua tai tultua erotetuksi yhdistyksestä, tuhotaan jäsenrekisteristä suojatusti ja luotettavasti kaikki häntä koskeva tieto vuoden kuluessa jäsenyyden päättymisestä.
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    Jäsenellä on oikeus nähdä hänestä jäsenrekisteristeriin merkityt tiedot. Vain rekisterissä oleva henkilö voi paikan päällä ollen ja henkilöllisyyden todistaen tai luotettavasti henkilöllisyytensä todistaen saada tietoja siitä mitä hänestä on rekisteriin merkitty. Tiedot kerrotaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä (tietosuoja-asetuksen mukaan). Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Jäsenellä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä, tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan tarkoita yhdistyksen toiminnan ja tarkoituksen mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta.
  7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
    Vuosalmen Juvoset r.y.:n hallitus ottaa ja erottaa oman yhdistyksen jäsenet YhdL 11–15§:n mukaan ja ne käsitellään ja päätetään seuran hallituksen kokouksessa. Päätös merkitään kokouksessa pidettävään pöytäkirjaan.
    Tietoja ei käytetä eikä luovuteta ulkopuoliseen käyttöön. Vuosalmen Juvoset ry:n hallitus voi päättää tarkoin harkittuaan omien jäsenten nimi- ja osoitetietojen luovuttamisesta kertaluontoiseen käyttöön ainoastaan Vuosalmen Juvoset ry:n seuran toimintaan tai suoraan jäsenelle tulevaa etuutta varten. Luovuttamisesta on oltava hallituksen yksimielinen päätös hallituksen kokouksen pöytäkirjassa. Luovutettaessa jäsentietoja kolmannelle osapuolelle on kirjallisesti sovittava jäsentietojen käytön menettelytavoista.
    Yhdistys ei toimi EU:N tai ETA:n ulkopuolella siten, että se siirtäisi jäsentietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli alihankkija käyttää palvelujen tuottamiseen eri puolilla olevia palvelimia ja resursseja, vastaa alihankkija itse, että EU:n tietosuoja-asetusta sekä toimintaamme koskevia lakeja ja säädöksiä noudatetaan.
  8. Rekisterin suojauksen periaatteet
    A. Manuaalinen aineisto. Käsinkirjoitetut jäsenkortit ja ennen atk:ta tehdyt jäsenluettelot arkistoidaan suljettuun säilytyslaatikkoon lukolliseen arkistokaappiin.
    Atk:lla oleva jäsenrekisteritietoihin perustuva jäsenluettelo, jäsenen nimi ja osoite, tulostetaan kalenterivuoden lopussa ja säilytetään arkistoituna jäsenrekisterikansioon tallennettuna lukollisessa arkistokaapissa.
    Seuran toimintaan liittyviä tapahtumia varten voidaan antaa hallituksen jäsenelle jäsenien nimiluettelo ko. toiminnan toteuttamiseksi. Luettelo on välittömästi tapahtuman jälkeen toimitettava jäsenrekisterinhoitajalle hävittämistä varten. Luettelosta ei saa ottaa kopioita eikä sitä saa luovuttaa kolmannelle henkilölle.
    B. Atk:lle talletetut tiedot Atk:lla oleva jäsenrekisteri on salasanoin suojattu tiedosto, joka on vain ja ainoastaan seuran hallituksen nimeämän jäsenrekisterinhoitajan ja puheenjohtajan tiedossa. Salasanat on tallennettu merkittyyn ja suljettuun kirjekuoreen, jota säilytetään seuran sihteerillä.
    Vuosalmen Juvoset ry:n jäsenrekisterin hoitajana toimii Karita Joutjärvi. Jäsenrekisterinhoitajan vastuulla on jäsenrekisterin tekninen käyttö. Hän on tietoinen rekisteriin liittyvien Yhdistyslain, Tietosuojalain ja Henkilörekisterilain määräyksistä. Hallitus kokonaisuudessaan vastaa jäsenrekisteritietojen oikeasta ja lainmukaisesta suojaamisesta sekä säilytyksestä.
  9. Hollolassa 25.1.2020 Vuosalmen Juvoset ry:n hallituksen jäsenet